Schuldner zahlt die Rechnung nicht:
Das ein Schuldner seine in der Sache berechtigte und nicht verjährte Rechnung nicht (rechtzeitig) zahlt, kann verschiedene Gründe haben.
In der Regel hat dieser die Rechnung einfach verlegt, vergessen zu zahlen oder die Rechnung ist einfach auf dem Postweg verloren gegangen.

Stammkunden:
Bei Stammkunden oder solchen, welche in der näheren Umgebung wohnen und man auch vom „guten Ruf lebt“, ist eine Zahlungserinnerung in den meisten Fällen ausreichend. Auch wenn der Zahlungsverzug ärgerlich und wirtschaftlich schmerzlich ist, ist es wohl die günstigste Variante an sein Geld zu kommen.

Einmalige Kundschaft:
Was könnte man machen, wenn die oben beispielhaft genannten Voraussetzungen nicht zutreffen? Vielleicht hat man mit dem Kunden nichts mehr zutun oder will es in Zukunft auch gar nicht mehr, weil sich die bisherige Abwicklung schon schwierig gestaltete. Solche Kunden kennt man normalerweise in seiner bisherigen Geschäftspraxis. Die weiteren Angaben beziehen sich daher insbesondere auf solche Kunden, mit welchen man nicht mehr zu einer einvernehmlichen Lösung kommen will.

Fälligkeit der Zahlung:
Voraussetzung ist, dass ein fälliger und durchsetzbarer Anspruch auf Kaufpreiszahlung vorliegt.
Die Fälligkeit bestimmt sich primär nach der individuellen Vereinbarung mit dem Kunden. Oft wird seinem Kunden ein Zahlungsziel auferlegt, die Leistungszeit also festgelegt (z.B. 14 Tage nach Zugang der Rechnung). Falls dies nicht geschehen ist, dann wäre der Anspruch sogar sofort fällig.

§ 286 BGB- Verzug des Schuldners:
Die Fälligkeit alleine hat aber noch keine Auswirkungen auf etwaige Schadensersatzansprüche gegenüber dem Kunden (z.B. die Inanspruchnahme eines Rechtsanwaltes und Einforderung der damit einhergehenden außergerichtliche Rechtsanwaltskosten).
Ein Verzug des Schuldners nach § 286 BGB setzt nämlich voraus, dass der Kunde zuvor eine Mahnung erhalten hat.

Mahnung des Schuldners notwendig:
Der Gläubiger muss seinen Kunden nach der Fälligkeit erneut, gezielt und bestimmt dazu auffordern, die bisher nicht gezahlte Rechnung zu begleichen. Es sollte daher auch ein Schreiben mit der Überschrift „Mahnung“ aufgesetzt werden. Wie lang die erneute Zahlungsfrist gesetzt wird, ist einzelfallabhängig, 14 Tage sollten aber ausreichend sein. Vielfach wird die Mahnung mit einem einfachen Brief versendet. Besser und rechtssicherer, aber auch teurer, wäre es hier ein Einschreiben (Einwurf) zu wählen.

Entbehrlichkeit der Mahnung:
§ 286 Abs. 2 und 3 BGB bestimmt dann Ausnahmen, wann eine Mahnung entbehrlich ist. Dies wäre zum Beispiel dann der Fall, wenn die Leistungszeit beiderseitig nach einem bestimmten Kalendertag bestimmt wäre- nicht zu verwechseln mit dem einseitigen Zahlungsziel durch den Gläubiger.
Eine Mahnung wäre auch dann nicht notwendig, wenn der Kunde endgültig und ernsthaft die Leistung verweigert. Auch bedarf es keiner Mahnung, wenn der Kunde 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung nicht gezahlt hat. Bei Verbrauchern gilt dies jedoch nur dann, wenn auf der Rechnung eindeutig und besonders sichtlich auf diese Rechtsfolge hingewiesen worden ist. Aufgrund der Transparenz könnte dies in Dickschrift und Umrahmung erfolgen, ggf. auch in einer anderen Schriftfarbe.

Rechtsfolgen des Verzugs (Schadensersatz):  
Wenn der Kunde auch nach der Mahnung nicht gezahlt hat, können Sie z.B. einen Rechtsanwalt oder ein Inkassobüro einschalten. Die Kosten der Rechtsverfolgung wären dann vom Kunden als Schadensersatz zu zahlen, wenn diese aus Sicht des Geschädigten zur Wahrnehmung seiner Rechte erforderlich und zweckmäßig waren (BGH, Urteil vom 17. September 2015 – IX ZR 280/14 –, Rn. 8, juris).
Unter Umständen kann die Einschaltung eines Rechtsanwaltes dann nicht zweckmäßig sein, wenn aufgrund der Würdigung aller Umstände des Einzelfalles ausgeschlossen erscheint, dass ein Versuch einer außergerichtlichen Regulierung des Anspruchs mithilfe eines Rechtsanwaltes Erfolg haben kann (OLG Düsseldorf, Urteil vom 23. Juli 2020 – I-16 U 99/20 –, Rn. 17, juris).

Weitere nicht Außeracht zu lassende Schadensersatzansprüche sind Verzugszinsen. Grundsätzlich mindestens 5%- Punkte über dem Basiszinssatz. Diese sollten immer mit eingefordert werden.

Ebenfalls könnten im Einzelfall noch weitere Verzugsschäden geltend gemacht werden (Aufwendungen und entgangener Gewinn).

Anwalt einschalten? „Anwaltsinkasso“ kann sinnvoll sein

Für die Einschaltung eines Anwaltes im „Anwaltsinkasso“ spricht, dass der Rechtsanwalt den Fall von Anfang bis zum Ende mitbetreuen kann und keine weitere externe Person notwendig ist. Wenn es außergerichtlich unter Zuhilfenahme eines Anwaltes nicht zu einer Zahlung kommt, so kann gleich ein Gerichtsprozess eingeleitet werden.